SOSConsulting, a.s., IČO: 016 73 955, se sídlem Skalecká 357/17, Holešovice, Praha 7, PSČ: 170 00, spisová zn. B 19123 vedená u Městského soudu v Praze (dále jen „Společnost“), dbá na ochranu osobních údajů, které nám předáváte. Je důležité, abyste věděli, že osobní údaje, které nám poskytujete, zpracováváme zodpovědně, transparentně a máte nárok požádat o informace o evidovaných osobních údajích, jejich opravu, či výmaz, pokud jsou uděleny na základě Vámi uděleného souhlasu. V případě jakýchkoli dotazů týkající se zpracování Vašich osobních údajů se na nás můžete obrátit, a to písemně na adresu sídla Společnosti.
Obsah tohoto informačního dokumentu se týká klientů Společnosti, částečně pak i zájemců o možnou spolupráci, resp. budoucích klientů Společnosti, kteří se Společností doposud neuzavřeli smlouvu, avšak již jsou v kontaktu se Společností ve fázi analýzy, na základě které teprve dojde ke zjištění, zda existuje prostor pro spolupráci.
Společnost dbá na dodržování na dodržování těchto zásad ochrany osobních údajů:
zákonnost, korektnost, transparentnost
osobní údaje zpracováváme vždy pouze na základě právního důvodu, a to transparentně vůči subjektu údajů
přesnost
zpracovávané osobní údaje jsou shodné s tím, jak je uvedl subjekt údajů
minimalizace údajů
rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený účelu, pro nějž jsou zpracovávány
integrita, důvěrnost
osobní údaje jsou technicky i organizačně zabezpečeny proti jejich zneužití
omezení účelu
osobní údaje jsou shromažďovány pouze pro konkrétní a legitimní účely a jsou zpracovávány pouze způsobem slučitelným s těmito účely
omezení uložení
osobní údaje jsou uloženy ve formě, umožňující identifikaci subjektu údajů jen po nezbytnou dobu a pro dané účely, pro které jsou zpracovávány
Společnost dbá na bezpečnost osobních dat, které jsou jí klienty, resp. subjekty údajů, předávány. Přijala vhodná technická a organizační opatření, aby osobní údaje a informace o klientech dostatečně chránila s ohledem na závažnost jejich zpracování. K osobním údajům klientů, které Společnost získala, nemá přístup žádná neoprávněná osoba a Společnost je nepředává bez souhlasu klientů dalším subjektům pro další zpracování, pokud to nevyžaduje zákon, nebo ochrana právních zájmů Společnosti.
Právem každého klienta, je požádat písemnou formou, tedy dopisem, zaslaným na adresu SOSConsulting, a.s., se sídlem Skalecká 357/17, Holešovice, Praha 7, PSČ: 170 00, o poskytnutí informací o tom jaké osobní údaje a v jakém rozsahu a pro jaký účel o klientovi Společnost zpracovává. Tyto informace jsou poskytnuty zdarma, ve lhůtě 30 dnů, v mimořádných situacích pak nejpozději ve lhůtě 90 dnů. O prodloužení lhůty v mimořádných případech bude klient informován. Pokud bude přijat požadavek o sdělení informací, které Společnost o klientovi zpracovává, bude nejprve nutné ověřit, že je žadatel skutečně osobou, které náleží tato informace. V žádosti tedy musí být uvedena dostatečná identifikace žadatele. V případě potřeby má Společnost právo vyžádat si doplňující informace k identifikaci žadatele dříve, než mu poskytne osobní údaje, které o něm zpracovává.
Právem Společnosti pak je zamítnout požadavky na informace, které jsou bezdůvodné, či se nepřiměřeně opakují, případně jejich získání vyžaduje nepřiměřené úsilí, nebo by byly obtížně získatelné (typicky ze záložních systémů, archivů Společnosti apod.).
Jelikož se mohou osobní údaje v průběhu času měnit (například změna příjmení), budeme rádi, pokud nás informujete, že u Vás nastala nějaká změna, tak abychom Vaše osobní údaje měli aktuální a nedocházelo k případným omylům. Podání informace o změně údajů je nezbytně nutné pro to, abychom mohli řádně vykonávat svoji činnost Správce.
S tím souvisí i Vaše právo na opravu osobních údajů, které o Vás evidujeme. Pokud zjistíte, že naše údaje již nejsou aktuální, máte právo požadovat jejich opravu.
Klient má právo získat ty osobní údaje, které poskytl Společnosti. Tyto údaje mu budou společností poskytnuty v písemné formě a strukturovaně. Klient je oprávněn předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování je založeno na souhlasu klienta nebo na smlouvě uzavřené mezi Společností a klientem a je prováděno automatizovanou formou. Klient je oprávněn požádat, aby jeho osobní údaje byly předány Společností přímo druhému správci, a to prostřednictvím datové schránky, pokud je to technicky možné. Klient je oprávněn vznést požadavek na omezení zpracování jeho osobních údajů ze strany Společnosti, vznesl-li námitku proti zpracování osobních údajů, nebo považuje tyto údaje za nepřesné, nebo nesprávné, stejně jako i v případech, stanovených závazným právním předpisem.
Pokud se klient domnívá, že jeho osobní údaje nejsou zpracovávány v souladu s platnou legislativou ČR a Evropské Unie, má právo vznést písemnou formou námitku a Společnost následně prověří oprávněnost takového požadavku. Informujeme Vás, že je právem klienta obrátit se také se stížností na příslušný dozorový Úřad na ochranu osobních údajů, zejména v případě, že tento není spokojen s výsledkem své námitky, nebo jiného podání, učiněného ve věci jeho osobních údajů vůči Společnosti. Stížnost lze podat na adrese:
Úřad pro ochranu osobních údajů
pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7 – Holešovice
web: https://www.uoou.cz/
Pokud klient udělil Společnosti souhlas se zpracováním svých osobních údajů, má právo jej kdykoli odvolat. Společnost má v takovém případě povinnost vymazat takové údaje, které zpracovává výhradně na základě souhlasu klienta. Právo na výmaz se nevztahuje na zpracovávané údaje v rámci povinnosti plnění smlouvy, zákonných důvodů, či oprávněných zájmů. Pokud jsou některé osobní údaje uchovávány v záložních systémech, které plní funkci ochrany ztráty dat pro případy havárií, není v možnostech Společnosti vymazat tato data i ze záložních systémů a mnohdy to není ani technicky proveditelné. Tato data však nejsou dále aktivně zpracovávána a nebudou sloužit k dalším účelům zpracování.
Požadavek na výmaz a odvolání souhlasu musí být klientem zaslán v písemné formě na adresu Společnosti s uvedením následujících informací:
Identifikační údaje žadatele – jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště (sídla), korespondenční adresa (pokud se liší od adresy sídla, nebo bydliště), datum narození
Identifikace odvolávaného souhlasu – jaký konkrétní souhlas se zpracováním je odvoláván
Podpis žadatele
Společnost je po odvolání souhlasu i nadále oprávněna zpracovávat ty osobní údaje, k jejichž zpracování není nutný souhlas.
Se svými dotazy na ochranu osobních údajů se můžete obracet na správce údajů na email info@sosconsulting.cz nebo písemně na adresu sídla Společnosti:
SOSConsulting, a.s.
Skalecká 357/17
170 00 Praha 7 – Holešovice
Společnost využívá pověřence pro ochranu osobních údajů pro zvýšení dohledu a kontroly nad zpracovávanými osobními údaji a zajištění souladu zpracování osobních údajů. Pověřenec plní povinnosti stanovené nařízením a dalšími právními předpisy.
Na pověřence se můžete obracet se svými dotazy, nebo podněty v případech, kdy máte pochybnosti o zákonnosti zpracování osobních údajů či jejich správnosti.
Kontaktní údaje na pověřence:
Pavel Matoušek, tel.: +420 608 149 148, email: pavel.matousek@gmail.com
Společnost zpracovává osobní údaje klientů na základě následujících právních titulů:
plnění smlouvy – na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“).
dodržování právních povinností, stanovených obecně závaznými právními předpisy, tj. na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Společnost zpracovává osobní údaje pro níže uvedené účely:
v souvislosti s výkonem činností v rozsahu daném podnikatelským oprávněním Společnosti.
Osobní údaje jsou zpracovávány i) bez souhlasu klienta v případech, kdy je poskytnutí těchto údajů nezbytným předpokladem pro poskytnutí služeb, poskytovaných Společnosti ve prospěch klienta, a to v době od vznesení požadavku klienta na poskytnutí služby Společností až po uzavření smlouvy mezi klientem a Společností, nebo ii) na základě souhlasu klienta. Takové poskytnutí souhlasu je vždy dobrovolné, avšak poskytnutí souhlasu je základní podmínkou pro poskytnutí služby ze strany Společnosti klientovi.
osobní údaje jsou zpracovávány v souvislosti s plněním zákonných povinností.
osobní údaje jsou zpracovávány v souvislosti s oprávněnými potřebami Společnosti. Společnost je oprávněna zpracovávat osobní údaje bez souhlasu klienta pro své oprávněné potřeby, které za určitých okolností mohou být nadřazeny zájmu klienta na ochranu jeho osobních údajů. Jedná se například (nikoli výhradně) o důvody vyplývající z archivačních povinností, odpovědnosti Společnosti za způsobenou škodu, vymáhání pohledávky apod.
osobní údaje mohou být zpracovávány v souvislosti s udělením zvláštního souhlasu klienta. Takový souhlas se týká jiných účelů, než těch, které jsou uvedeny výše. Například marketingového, nebo publikačního využití osobních údajů apod. Poskytnutí tohoto zvláštního souhlasu je dobrovolné, lze jej kdykoli odvolat a jeho odvolání, nebo neposkytnutí nemá vliv na schopnost Společnosti poskytovat služby klientovi.
Osobní údaje jsou zpracovávány ručně anebo elektronicky výhradně Společností prostřednictvím zaměstnanců anebo na základě příslušné smlouvy se Společností k tomu oprávněných osob (např. obchodních zástupců Společnosti), a to buď v písemné formě, nebo v informačním systému Společnosti. Zaměstnanci i k tomu oprávněné osoby mají přístup k osobním údajům klientů pouze v rozsahu nezbytně nutném k plnění jejich pracovních povinností pro Společnost a s ohledem na jejich pracovní zařazení anebo v rozsahu jejich oprávnění na základě příslušné smlouvy se Společností. Při zpracování osobních údajů klientů jsou dodržovány veškeré bezpečností předpisy, postupy a opatření, přičemž s těmito byli zaměstnanci podrobně seznámeni.
Společnost nepředává osobní údaje klientů třetím osobám, a to ani v tuzemsku, ani v zahraničí, vyjma osob, které mají zákonné zmocnění na základě právních předpisů, tj. osobní údaje klientů jim mohou, nebo musí být předávány na základě právních předpisů. Společnost je však oprávněna, případně povinna předat zpracovávané osobní údaje klienta orgánům státní správy, či veřejné moci, případně jiným osobám v souvislosti s ochranou svých práv či plnění svých povinností vůči těmto osobám (zplnomocněnému právnímu zástupci v případě vymáhání pohledávky, exekutorským úřadům, soudům apod.). K takovému předání osobních údajů klienta nepotřebuje Společnost souhlas klienta.
Společnost je oprávněna předat jeho osobní údaje třetí osobě (vyjma osob a případů, uvedených v předchozím odstavci) pouze na základě písemného souhlasu, nebo pokynu klienta.
Společnost dbá na to, aby osobní údaje klienta zpracovávala pouze po dobu, která odpovídá účelu zpracování. Dojde-li k tomu, že osobní údaje jsou zpracovávány z důvodu většího počtu účelů, v takovém případě Společnost zpracovává osobní údaje po dobu, odpovídající účelu s nejdelší dobou zpracování. Pro ostatní účely zpracování osobních údajů však již tyto údaje nebudou používány. Pro jednotlivé účely zpracování platí následující:
účel poskytování služeb Společností klientům – osobní údaje zpracovávány po dobu poskytování služby (služeb).
účel plnění zákonných povinností – Společnost zpracovává osobní údaje po dobu stanovenou právními předpisy.
účel oprávněných potřeb Společnosti – osobní údaje budou zpracovávány do 31.12. pátého kalendářního roku, uplynulého od data ukončení poskytování služeb klientovi ze strany Společnosti. Tato lhůta však může být delší v odůvodněných případech, například v případě probíhající kontroly správce daně, řízení před obecným soudem apod., pokud takový případ má vliv na vzájemné závazky a pohledávky mezi Společností a klientem, nebo na smluvní, či zákonnou odpovědnost Společnosti vůči klientovi. V takovém případě budou osobní údaje zpracovávány do doby, kdy pominou tyto účely a důvody zpracování.
účel zpracování na základě souhlasu – osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu klienta, jsou zpracovávány do doby odvolání souhlasu, nebo po dobu, na kterou byl souhlas udělen, byl-li udělen na dobu určitou.
Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od data 25.5.2018